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ERP bureau d'études · ingénierie Vos temps, vos factures, vos appels d'offres.
Sans ressaisie.
Nous relions l'IA à l'ERP de votre bureau d'études, ou nous construisons un ERP sur mesure, module par module. Temps préremplis, factures à l'avancement, dossiers de consultation résumés.
Les demandes du matin, rattachées à la bonne affaire
Chaque message est lu, rattaché à l'affaire, à la consultation ou à la facture concernée, puis préparé. Vos chefs de projet commencent par ce qui demande une décision.
Ce qu'un ERP de bureau d'études doit gérer, et ce que l'IA y ajoute
Que votre ERP soit sur mesure ou du commerce, ces fonctions sont le cœur du métier. Nous les construisons, ou nous y relions l'IA.
Gestion par affaires et propositions d'honoraires
Dans un bureau d'études, tout se suit par affaire : la proposition, les phases, les avenants, les documents, la marge.
- Chaque affaire suivie de la proposition à la clôture
- Les propositions d'honoraires préparées à partir de vos taux et de vos affaires passées
- Les avenants suivis et reportés sur le budget de l'affaire
- Les documents de l'affaire rangés au même endroit
Temps passés et feuilles de temps
La saisie des temps est la corvée de la semaine. Sans elle, on ne sait pas si une affaire gagne ou perd de l'argent.
- Les feuilles de temps préremplies à partir des agendas et des mails
- Les heures rattachées à la bonne affaire et à la bonne phase
- Le dépassement du budget d'heures signalé au chef de projet
Facturation à l'avancement
Une phase validée, c'est une facture à émettre. Quand elle part en retard, c'est la trésorerie qui attend.
- Les factures préparées à chaque phase atteinte : esquisse, APS, APD, PRO
- Les mentions demandées par les acheteurs publics reprises, dont le numéro d'engagement
- Les relances de paiement, après votre validation
IA et appels d'offres : le dossier de consultation lu pour vous
Lire un dossier de consultation prend des heures avant même de savoir s'il vaut la peine d'y répondre.
- Le dossier résumé : objet, date limite, pièces à fournir, critères
- La trame du mémoire technique préparée à partir de vos références et de vos moyens
- Les pièces administratives rassemblées
- Les questions à poser à l'acheteur préparées avant la date limite
Comptes rendus et rapports
Après chaque réunion, un compte rendu à écrire. Après chaque visite, un rapport à mettre en forme.
- Les comptes rendus rédigés à partir d'un message dicté ou de vos notes
- Les rapports mis en forme selon votre modèle
- Les notes de calcul et les plans d'une affaire retrouvés à partir d'une simple question
Une affaire vérifiée avant chaque facture
L'outil compare l'avancement de l'affaire à ce qui a déjà été facturé, vérifie les avenants et les mentions demandées par le client. Ce qui manque vous est signalé. Rien ne part sans votre accord.
- PhaseAPD validée par le client
- Avancement40 % des honoraires
- Déjà facturé25 %
- Avenant1 avenant signé non reporté
- MentionsNuméro d'engagement absent
Les feuilles de temps, avant et après
Les heures sont les mêmes. Ce qui change, c'est qui fait la reconstitution.
- L'outilPréremplit chaque feuille à partir des agendas
- L'outilRattache les heures à l'affaire et à la phase
- VousCorriger et valider
- L'outilTransmet à la facturation et signale les dépassements
Une seule étape reste pour vous : vérifier ce qui a été fait.
Combien de temps part chaque année dans les temps, les factures et les dossiers ?
Aucun chiffre n'est inventé : le calcul part de ce que vous indiquez, sur 46 semaines travaillées.
3 personnes
6 heures par semaine et par personne
828
heures par an pour l'équipe, soit 118 journées de 7 heures.
Tout ne peut pas être pris en charge, et ce n'est pas le but. La question à se poser : quelle part de ce temps est faite de tâches identiques d'une fois sur l'autre ?
Voir ce qui peut être pris en charge chez nousERP du commerce ou ERP sur mesure : on part de votre situation
Nous ne sommes pas éditeurs d'ERP et nous ne vendons pas de licence. Si votre ERP vous convient, nous y relions l'IA pour supprimer la ressaisie. S'il vous oblige à le contourner, ou si vous travaillez sur tableurs, nous construisons un ERP sur mesure, module par module, et l'ancien reste en place tant que le nouveau n'est pas validé. Selon le projet, nous travaillons avec des développeurs partenaires ; vous gardez un seul interlocuteur.
Ce que l'outil ne fait pas à votre place
Une offre ou une facture engage le bureau d'études. Voici les règles que nous appliquons.
Il ne fait aucun calcul technique
Les notes de calcul, les dimensionnements et les plans restent ceux de vos ingénieurs. L'outil les retrouve et les range, il ne les produit pas.
Il ne décide pas de répondre
Le résumé du dossier vous aide à décider. Le choix de répondre, le prix et l'engagement restent à vous.
Il part de vos références
La trame du mémoire technique est préparée à partir de vos affaires réelles et de vos moyens. Rien n'est inventé, et vous relisez tout avant le dépôt.
Il n'envoie rien seul
Une facture, une relance ou une réponse à un acheteur ne part qu'après votre validation.
Comment mettre en place un ERP de bureau d'études, ou l'IA dans le vôtre
Pas d'audit payant avant de commencer : on se rencontre, puis vous recevez une proposition.
Un café
Vous nous montrez ce qui vous prend du temps. Nous regardons ensemble ce qui peut être pris en charge.
Une proposition claire
Ce que nous mettons en place, en combien de temps, pour quel prix. Une page, sans jargon.
La mise en place
Nous construisons l'outil sur vos logiciels, puis nous formons les personnes qui s'en servent.
Le suivi
Nous surveillons, nous corrigeons, nous faisons évoluer l'outil avec votre activité.
Questions fréquentes
Qu'est-ce qu'un ERP pour bureau d'études ?
C'est le logiciel de gestion qui suit chaque affaire d'un bureau d'études ou d'une société d'ingénierie : la proposition, les temps passés, la facturation à l'avancement, les avenants et la marge. Une heure saisie une fois alimente le suivi de l'affaire et la facture.
Quel ERP choisir pour un bureau d'études ?
Un ERP du commerce convient si votre façon de travailler ressemble à celle qu'il a prévue. Le sur-mesure se justifie quand vous passez plus de temps à le contourner qu'à vous en servir : phases propres à vos missions, marchés publics, sous-traitants, plusieurs agences. Nous regardons votre situation avant de proposer l'un ou l'autre.
Faut-il changer de logiciel de gestion pour utiliser l'IA ?
Non. Si votre ERP permet d'échanger des informations, nous y relions l'IA : temps préremplis, factures préparées, dossiers de consultation résumés. Nous vérifions ce qu'il permet avant toute proposition.
L'IA peut-elle préparer un mémoire technique ?
Elle peut en préparer la trame et une première version à partir du dossier de consultation, de vos références et de vos moyens. L'adaptation à l'affaire, la relecture et la décision de déposer restent à vous.
Peut-on reprendre nos affaires et nos temps ?
Oui : exports de votre logiciel actuel, tableurs, fichiers d'affaires et de clients. La reprise est prévue dans la proposition.
Est-ce adapté à un petit bureau d'études ?
Oui. On commence par la tâche qui vous coûte le plus de temps, souvent la saisie des temps ou la lecture des appels d'offres, puis on passe à la suivante.
Voyons ce que ça donne sur une de vos affaires
Vingt minutes en visio suffisent pour une première démonstration. Je peux aussi passer vous voir ou vous appeler.