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Automatisation des processus · PME et ETI Les tâches qui reviennent chaque jour, prises en charge.
L'automatisation des processus, c'est confier à un outil les tâches qui se répètent : recopier, relancer, trier, préparer un document. Nous la mettons en place à partir de vos logiciels, avec l'IA quand il faut lire un mail ou un PDF.
Automatisation des tâches : ce que nous prenons en charge
Les tâches qui se répètent se ressemblent d'une entreprise à l'autre. Ce qui change, ce sont vos logiciels et vos règles.
La saisie et la recopie entre logiciels
Une information saisie une fois ne devrait jamais être recopiée. C'est pourtant ce qui occupe une bonne partie des journées administratives.
- Les commandes et les demandes reçues par mail reprises dans votre logiciel
- Les factures fournisseurs lues et préparées pour la comptabilité
- Les informations transmises d'un logiciel à l'autre, sans copier-coller
Les relances, au bon moment
Devis sans réponse, facture échue, pièce manquante : la relance est simple, c'est de s'en souvenir qui coûte.
- Les devis restés sans réponse relancés, après votre validation
- Les factures échues relancées dans votre ton
- Les documents manquants réclamés avant l'échéance
Le tri des mails et des demandes
Une boîte de réception partagée mélange l'urgent, l'important et le reste. L'outil lit, classe et prépare.
- Chaque mail rattaché au bon client, au bon dossier ou à la bonne commande
- Les urgences signalées en premier
- Une réponse préparée pour les questions qui reviennent
Les documents préparés à partir de vos modèles
Devis, comptes rendus, courriers types : le fond change peu, la mise en forme prend du temps.
- Les devis et les propositions préparés à partir de vos tarifs
- Les comptes rendus rédigés à partir d'un message dicté
- Les courriers types remplis avec les bonnes informations
Workflow automatisé : vos logiciels reliés entre eux
Logiciel de vente, comptabilité, agenda, messagerie : quand ils se parlent, chaque étape déclenche la suivante.
- Une commande validée qui crée la facture et la livraison
- Un rendez-vous pris qui prépare la fiche du client
- Un paiement reçu qui met à jour le suivi et prévient l'équipe
Automatisation classique ou automatisation IA : quelle différence ?
Les deux se complètent. Nous utilisons l'une ou l'autre selon la tâche, et souvent les deux.
L'automatisation classique, pour ce qui suit une règle
- Une commande validée crée la facture
- Une facture échue depuis 15 jours déclenche une relance
- Un fichier reçu est rangé dans le bon dossier
L'IA, pour ce qu'il faut lire et comprendre
- Un mail écrit librement devient une commande
- Un PDF fournisseur, chaque fois dans une mise en page différente, devient une grille de prix
- Un message dicté devient un compte rendu
Le RPA, ou automatisation robotisée des processus, reproduit les clics d'une personne dans un logiciel. Nous préférons relier les logiciels directement quand ils le permettent : c'est plus fiable, et ça casse moins quand un écran change.
Une demande de devis, avant et après
La demande est la même. Ce qui change, c'est qui fait la partie répétitive.
- L'outilLit le mail et la pièce jointe
- L'outilCrée la fiche et prépare le devis
- VousRelire, ajuster, valider
- L'outilEnvoie le devis et pose la relance
Une seule étape reste pour vous : celle qui demande votre jugement.
Combien de temps part chaque année dans les tâches répétitives ?
Aucun chiffre n'est inventé : le calcul part de ce que vous indiquez, sur 46 semaines travaillées.
3 personnes
6 heures par semaine et par personne
828
heures par an pour l'équipe, soit 118 journées de 7 heures.
Tout ne peut pas être pris en charge, et ce n'est pas le but. La question à se poser : quelle part de ce temps est faite de tâches identiques d'une fois sur l'autre ?
Voir ce qui peut être automatisé chez vousÀ partir de vos logiciels
Nous ne vous demandons pas de changer d'outils. Nous partons de votre messagerie, de votre logiciel de gestion, de votre comptabilité et de vos tableurs, et nous les relions. Si un logiciel ne permet pas d'échanger des informations, nous vous le disons avant de commencer.
Ce que nous n'automatisons pas
Tout ne doit pas être automatisé. Voici où nous nous arrêtons.
Les décisions
Un prix, un délai, un geste commercial restent à vous. L'outil prépare, vous décidez.
La relation client
Un client qui a besoin de vous parler doit vous trouver. L'outil vous signale ses messages, il ne répond pas à votre place.
Ce qui change à chaque fois
Une tâche qui ne se fait jamais deux fois de la même façon ne gagne rien à être automatisée.
Les envois sans contrôle
Tant que vous le souhaitez, chaque envoi passe par votre validation.
Comment se passe une automatisation, de la première tâche à la suivante
Pas d'audit payant avant de commencer : on se rencontre, puis vous recevez une proposition.
Un café
Vous nous montrez ce qui vous prend du temps. Nous regardons ensemble ce qui peut être pris en charge.
Une proposition claire
Ce que nous mettons en place, en combien de temps, pour quel prix. Une page, sans jargon.
La mise en place
Nous construisons l'outil sur vos logiciels, puis nous formons les personnes qui s'en servent.
Le suivi
Nous surveillons, nous corrigeons, nous faisons évoluer l'outil avec votre activité.
Questions fréquentes
Qu'est-ce que l'automatisation des processus ?
C'est le fait de confier à un outil les tâches qui se répètent toujours de la même façon : recopier une information d'un logiciel à l'autre, relancer un client, trier des mails, préparer un document. Les personnes gardent les décisions et le contact avec les clients.
Quel est le but de l'automatisation ?
Rendre du temps aux équipes sur les tâches sans valeur ajoutée, et éviter les oublis et les erreurs de recopie. Le but n'est pas de tout automatiser, mais de commencer par ce qui revient le plus souvent.
Quelle différence entre automatisation et intelligence artificielle ?
L'automatisation exécute une règle : si une facture est échue, une relance part. L'IA comprend un contenu : un mail écrit librement, un PDF dans une mise en page inconnue. Nous combinons les deux selon la tâche.
Le RPA, est-ce de l'IA ?
Pas en soi. Le RPA reproduit les clics d'une personne dans un logiciel, en suivant des règles. On peut y ajouter de l'IA pour lire des documents. Quand c'est possible, nous préférons relier les logiciels directement.
Combien coûte une automatisation ?
Cela dépend de la tâche et des logiciels à relier. Nous ne donnons pas de prix sans avoir regardé votre situation : après un premier échange, la proposition fixe le prix de la première automatisation, et vous décidez de la suite une fois qu'elle est en service.
Par où commencer dans une PME ?
Par la tâche qui revient tous les jours et se fait toujours de la même façon. Une fois qu'elle est en service et qu'elle vous sert, on passe à la suivante.
Automatisation ou digitalisation des processus ?
Digitaliser, c'est passer du papier ou du tableur à un outil numérique. Automatiser, c'est faire en sorte que cet outil travaille seul sur les tâches répétitives. Nous faisons les deux quand il le faut, en commençant par ce qui fait gagner du temps.
Aller plus loin
Voyons ce qui peut être automatisé chez vous
Vingt minutes en visio suffisent pour repérer une première tâche à confier à un outil. Je peux aussi passer vous voir ou vous appeler.